Automatyzacja procesów biznesowych: dlaczego warto i jak to zrobić?

Czym jest automatyzacja procesów biznesowych?

Automatyzacja nie oznacza tylko wdrażania zaawansowanych technologii; to przede wszystkim ułatwienie codziennej pracy, skrócenie czasu potrzebnego na rutynowe zadania i umożliwienie skupienia się na kluczowych aspektach biznesu, takich jak strategia sprzedaży czy budowanie relacji z klientem. Dzięki automatyzacji procesów biznesowych (business process automation), firmy mogą nie tylko zwiększyć swoją efektywność, ale także znacząco obniżyć koszty operacyjne, co jest szczególnie istotne w przypadku mniejszych organizacji z ograniczonymi zasobami.

Business process automation, czyli automatyzacja procesów biznesowych firmy, przynosi więc realne korzyści - może być wykorzystana do analizy danych, pozwala na usprawnienie komunikacji, zwiększenie konkurencyjności, minimalizację błędów spowodowanych wykonywaniem czasochłonnych zadań i powtarzalnych czynności, a także zmniejszenie kosztów pracy.

Automatyzację procesów biznesowych w Twojej firmie (niezależnie od branży) możesz wprowadzić w wielu działach, m.in. takich jak:

• logistyka,
• księgowość,
• marketing,
• realizacja zamówień,
• produkcja,
• obsługa klienta,
• zarządzanie procesami,
• zarządzanie zasobami ludzkimi.

Automatyzacja może mieć znaczący wpływ na globalną gospodarkę. Raport McKinsey & Company wykazał, że może ona potencjalnie zwiększyć globalny wzrost produktywności o 0,8% do 1,4% rocznie oraz przyczynić się do oszczędności kosztów pracy.

 Wspomniane badanie pokazało także, że dzięki zastosowaniu automatyzacji można zaoszczędzić do 20% kosztów pracy. Oznacza to, że automatyzacja może pomóc firmom w zwiększeniu konkurencyjności i obniżeniu cen. Może ona mieć również pozytywny wpływ na niektóre branże zwiększając ich produktywność nawet o 30%.

BPA, BPM a RPA – co oznaczają i czym się różnią?

Do automatyzacji procesów biznesowych mogą być wykorzystywane trzy technologie: BPA, BPM i RPA. Każda z nich ma jednak inne podejście do tego zadania.

BPA (Business Process Automation) to ogólne pojęcie, które obejmuje wszystkie techniki i technologie wykorzystywane do automatyzacji procesów biznesowych. BPA obejmuje zarówno automatyzację procesów opartych na papierze, jak i procesów opartych na systemach informatycznych.

BPM (Business Process Management) to podejście do zarządzania procesami biznesowymi, które kładzie nacisk na ich optymalizację i ciągłe doskonalenie. BPM obejmuje zarówno analizę procesów, jak i ich automatyzację.

RPA (Robotic Process Automation) to technologia, która wykorzystuje robotyzację do automatyzacji powtarzalnych, rutynowych zadań. RPA może być wykorzystywane do automatyzacji procesów zarówno opartych na papierze, jak i opartych na systemach informatycznych.

Jakie są główne różnice między BPA, BPM i RPA?

BPA, BPM i RPA mogą być wykorzystywane razem, aby osiągnąć bardziej kompleksowe rezultaty. Na przykład, BPA może być wykorzystana do zidentyfikowania procesów, które mogą być zautomatyzowane, BPM do ich optymalizacji, a RPA do ich faktycznej automatyzacji.

Jak czytamy w raporcie Deloitte, rynek zautomatyzowanych technologii, takich jak robotic process automation, RPA, rośnie w tempie 40,6 proc. rocznie i możliwe, że osiągnie wartość 25,66 miliardów dolarów do 2027 roku. Jak zauważają twórcy badania, automatyzacja procesów biznesowych (BPA) umożliwia firmom nie tylko modyfikację istniejących zadań i procesów, ale także całkowitą ich przebudowę. Dzięki temu firmy mogą na nowo zdefiniować swoje działania i przyjąć zupełnie nowe podejście do wykonywania pracy.

Wprowadzenie ponad 50 automatycznych rozwiązań pozwala firmom na osiąganie radykalnych zmian w zakresie wydajności, efektywności i jakości obsługi klienta. Firmy mogą skoncentrować się na bardziej strategicznych zadaniach, zamiast tracić czas i zasoby na powtarzalne, rutynowe czynności.

Do największych barier w skalowaniu inteligentnej automatyzacji Deloitte zalicza:

• brak gotowości w sferze IT,
• brak jasnej wizji,
• opór na zmianę.

Jak pokazują badania EY z 2021 roku, pandemia COVID-19 spowodowała, że polskie firmy zintensyfikowały swoje działania w zakresie transformacji cyfrowej. W 2021 roku aż 57% z nich zadeklarowało, że przyspieszyło ten proces.

Dlaczego warto automatyzować procesy biznesowe?

Automatyzacja procesów biznesowych jest nie tylko trendem, ale przede wszystkim niezbędnym elementem strategii rozwojowej nowoczesnych firm. Wiele firm, które zdecydowały się na wprowadzenie automatyzacji, doświadczyło znaczącej poprawy w swoich działaniach.

Dla przykładu, firmy korzystające ze zautomatyzowanych systemów CRM zauważyły wzrost efektywności sprzedaży i marketingu, co przełożyło się na wzrost przychodów. Inne firmy, stosując narzędzia do automatyzacji procesów logistycznych, osiągnęły znaczne oszczędności kosztów i czasu pracowników, którzy mogli zająć się bardziej wymagającymi zadaniami.

Zainwestowanie w automatyzację procesów biznesowych pozwala na:

• Zwiększenie efektywności operacyjnej: Automatyzacja usprawnia codzienne zadania jak zarządzanie danymi klientów czy wysyłka e-maili, pozwalając zespołowi skupić się na strategicznych aspektach pracy, takich jak budowanie relacji z klientami czy opracowywanie innowacyjnych strategii marketingowych.
• Redukcja kosztów i oszczędność zasobów: Zmniejsza potrzebę angażowania dodatkowej siły roboczej w rutynowe zadania, co prowadzi do obniżenia ogólnych kosztów operacyjnych i efektywniejszego zarządzania budżetem.
• Poprawa jakości obsługi klienta i szybsza reakcja na potrzeby rynku: Umożliwia szybką, spersonalizowaną komunikację z klientami dzięki narzędziom jak chatboty czy systemy inicjowania rozmowy (jak CallPage), zwiększając zadowolenie i lojalność klientów oraz umożliwiając bieżące dostosowywanie strategii do zmieniających się warunków rynkowych.

Jak rozpocząć proces automatyzacji procesów biznesowych?

Rozpoczęcie procesu automatyzacji w małej lub średniej firmie może wydawać się wyzwaniem, jednak odpowiednie podejście i planowanie mogą znacznie ułatwić ten proces. Kluczem do skutecznego rozpoczęcia procesu automatyzacji jest dokładna analiza i planowanie. Zrozumienie własnych procesów biznesowych, jasne określenie celów oraz wybór odpowiednich narzędzi to fundamenty, które pozwolą na płynne wdrożenie automatyzacji i osiągnięcie wymiernych korzyści dla firmy.

Oto kroki, które pomogą w skutecznym wdrożeniu automatyzacji procesów biznesowych.

Analiza i identyfikacja procesów do automatyzacji

• Przeprowadź audyt obecnych procesów w firmie, aby zrozumieć, które z nich są czasochłonne, podatne na błędy lub po prostu nieefektywne.
• Zidentyfikuj procesy, które można ustandaryzować i zautomatyzować, takie jak zarządzanie leadami, obsługa klienta, e-mail marketing, zarządzanie zamówieniami czy księgowość.
• Skonsultuj się z zespołem, aby zrozumieć ich potrzeby i wyzwania, co pomoże w wyborze odpowiednich obszarów do automatyzacji.

Ustalenie celów biznesowych i KPI (Key Performance Indicators) do monitorowania

• Określ cele biznesowe, które chcesz osiągnąć dzięki automatyzacji, takie jak zwiększenie sprzedaży, poprawa obsługi klienta, czy redukcja kosztów operacyjnych.
• Zdefiniuj KPI, które pozwolą Ci monitorować postępy i efektywność wdrożonych automatyzacji. Przykładowe KPI mogą obejmować czas odpowiedzi na zapytania klientów, stopę konwersji leadów, czy efektywność działań marketingowych.

Wybór odpowiednich narzędzi i technologii

Zbadaj dostępne na rynku narzędzia i technologie, które mogą wspierać Twoje procesy biznesowe. Ważne jest, aby wybrać rozwiązania skalowalne, które będą mogły rosnąć wraz z Twoją firmą.

Rozważ narzędzia takie jak systemy CRM, oprogramowanie do automatyzacji marketingu, chatboty, systemy do szybkiego kontaktu z klientem odwiedzającym Twoją stronę internetową takie jak Callpage, narzędzia do zarządzania projektami, czy oprogramowanie księgowe. Przy wyborze narzędzi zwróć uwagę na ich integrację z istniejącymi systemami, łatwość użytkowania oraz wsparcie techniczne.

Strategie automatyzacji w małych i średnich firmach

Wdrożenie automatyzacji w małych i średnich przedsiębiorstwach wymaga przemyślanych strategii, które zapewnią maksymalne korzyści przy minimalnym zakłóceniu istniejących procesów.  Implementując wybraną strategię, firmy mogą znacząco poprawić swoją wydajność, redukować koszty i zwiększać satysfakcję klientów. Kluczem do sukcesu jest dobór narzędzi, które najlepiej odpowiadają specyficznym potrzebom firmy i jej klientów. Warto również zwrócić uwagę na możliwości integracji różnych narzędzi, co pozwoli na stworzenie spójnego i efektywnego ekosystemu automatyzacji.

Oto kilka skutecznych strategii automatyzacji, które można zastosować w różnych obszarach biznesowych:

Automatyzacja procesów sprzedażowych

Cel: Usprawnienie zarządzania leadami, zwiększenie skuteczności procesów sprzedażowych i poprawa doświadczenia klienta.

Narzędzie: CRM z funkcją automatyzacji, np. HubSpot, Salesforce. Systemy CRM pozwalają na automatyczne śledzenie interakcji z klientami, zarządzanie danymi sprzedażowymi, a także automatyzację zadań takich jak wysyłanie e-maili przypominających czy segmentacja klientów.

Automatyzacja marketingu cyfrowego

Cel: Optymalizacja kampanii marketingowych, personalizacja komunikacji i zwiększenie ROI działań marketingowych.

Narzędzie: Platformy do automatyzacji marketingu, np. HubSpot Marketing Hub, GetResponse, SALESmanago czy Adobe Marketo Engage. Pozwalają one na automatyzację e-mail marketingu, zarządzanie kampaniami w mediach społecznościowych, analizę danych z różnych kanałów i segmentację odbiorców.

Zarządzanie relacjami z klientami

Cel: Szybka i efektywna komunikacja z klientami, automatyzacja obsługi klienta i zwiększenie zadowolenia klientów.

Narzędzie: CallPage – automatyzacja kontaktu z klientem. Narzędzie to umożliwia automatyczne uruchamianie rozmów telefonicznych z klientami odwiedzającymi stronę internetową, co skraca czas reakcji i zwiększa szanse na konwersję.

Optymalizacja zarządzania zadaniami i projektami

Cel: Ulepszenie koordynacji projektów, efektywne zarządzanie zadaniami i zespołami, a także lepsze śledzenie postępów.

Narzędzie: Automatyzacja za pomocą oprogramowania zarządzania projektami, np. Asana, Trello, Harvest, ClickUp. Te narzędzia umożliwiają automatyczne przydzielanie zadań, śledzenie postępów projektów, a także integrację z innymi narzędziami używanymi w firmie.

Automatyzacja procesów biznesowych - implementacja i monitorowanie

Wdrożenie automatyzacji procesów biznesowych w małych i średnich firmach jest procesem, który wymaga zarówno starannego planowania, jak i ciągłego monitorowania.

Oto kluczowe kroki, które pomogą w efektywnym wdrożeniu i utrzymaniu skuteczności automatyzacji:

• Rozpocznij od przygotowania planu wdrożenia, który uwzględnia cele biznesowe, harmonogram, zasoby niezbędne do realizacji projektu, oraz plan szkoleń dla pracowników.
• Przeprowadź instalację i konfigurację wybranych narzędzi. Upewnij się, że są one właściwie zintegrowane z istniejącymi systemami i procesami w firmie.
• Testuj narzędzia w kontrolowanych warunkach, aby upewnić się, że działają zgodnie z oczekiwaniami i nie powodują zakłóceń w istniejących procesach.
• Zorganizuj szkolenia dla pracowników, aby zapewnić im niezbędną wiedzę i umiejętności do pracy z nowymi narzędziami. Przygotuj materiały pomocnicze, takie jak instrukcje użytkowania, FAQ, czy video tutoriale, które będą dostępne dla pracowników w razie potrzeby.
• Regularnie monitoruj wydajność i skuteczność wdrożonych narzędzi, korzystając z wcześniej ustalonych KPI. Analizuj zebrane dane, aby zidentyfikować obszary wymagające poprawy, a także te, które przynoszą najlepsze wyniki.
• Bądź otwarty na dostosowania i modyfikacje w strategii automatyzacji. Świat technologii i potrzeby rynku szybko się zmieniają, więc elastyczność i zdolność do szybkiego reagowania są kluczowe.
• Regularnie zbieraj opinie od pracowników i klientów na temat nowych procesów i narzędzi. Ich doświadczenia i sugestie mogą być cennym źródłem informacji do dalszych usprawnień. Stwórz kulturę otwartości na zmiany i innowacje w firmie, zachęcając pracowników do dzielenia się pomysłami i obserwacjami.

Po początkowym okresie wdrożenia, kontynuuj proces optymalizacji i dostosowywania narzędzi automatyzacji do zmieniających się potrzeb firmy i rynku. Rozważ możliwości rozszerzenia automatyzacji na inne obszary działalności, gdy tylko pierwsze procesy zostaną skutecznie zautomatyzowane i stabilizują się.

Czytaj również: Skuteczna sprzedaż e-commerce – wszystko co musisz wiedzieć

Realne korzyści z wdrażania automatyzacji procesów biznesowych – przykłady

Warto zobaczyć, jak robią to inni, co może służyć jako inspiracja i dowód na to, jak wartościowa może być automatyzacja procesów biznesowych. Korzyści płynące z automatyzacji mogą być znaczące - od zwiększenia efektywności, poprzez oszczędności kosztów, aż po poprawę relacji z klientami. Kluczowe jest tutaj jednak odpowiednie dostosowanie narzędzi automatyzujących do specyfiki i potrzeb danej firmy. Wykorzystanie doświadczeń innych przedsiębiorstw może więc być pomocne w identyfikacji najlepszych praktyk i unikaniu potencjalnych pułapek.

Przykładowo, Amazon, który jest jednym z największych na świecie sprzedawców internetowych, wykorzystuje automatyzację do usprawnienia wielu procesów, w tym automatyzacji procesów logistycznych (pakowanie i wysyłanie zamówień), księgowych (fakturowanie i księgowanie), czy marketingowych, takich jak generowanie i kwalifikacja leadów oraz wysyłanie wiadomości e-mail, co pomaga handlowcom w szybszym i bardziej skutecznym zamykaniu transakcji.

Toyota z powodzeniem zautomatyzowała procesy produkcyjne, logistyczne czy planowanie produkcji i kontrolę jakości. A McDonald's, dzięki automatyzacji znacząco usprawnił procesy obsługi klienta (przyjmowanie zamówień i wydawanie jedzenia), produkcyjne (przygotowywanie produktów spożywczych) czy kontrolę zapasów i planowanie sprzedaży.

Natomiast Play, operator telekomunikacyjny, zastosował rozwiązanie CallPage w celu skrócenia czasu oczekiwania na rozmowę z działem sprzedaży. Wcześniej klienci Play, którzy chcieli złożyć zamówienie, często musieli długo czekać na połączenie ze sprzedawcą. To zniechęcało wielu i skłaniało ich do wyboru konkurencji. CallPage umożliwił klientom bezpośrednie połączenie z działem sprzedaży za pomocą jednego kliknięcia. Dzięki temu czas oczekiwania na rozmowę został skrócony do nawet 28 sekund!

Korzyści płynące z automatyzacji procesów w firmie:

• Automatyzacja procesów sprzedażowych pozwala na lepsze zarządzanie relacjami z klientami i zwiększenie ich lojalności, a także sprawia, że czas poświęcony na wprowadzanie danych klientów może zostać zredukowany nawet o 50%, natomiast efektywność sprzedaży może wzrosnąć o 30%.
• Automatyzacja marketingu cyfrowego poprzez zastosowanie automatycznych narzędzi do segmentacji odbiorców i personalizacji kampanii marketingowych może poprawić targeting reklam i doprowadzić do 40% wzrostu wskaźnika klikalności (CTR) oraz 25% wzrostu konwersji, co znacząco wpłynie na ogólną skuteczność kampanii i ROI.
• Automatyzacja obsługi klienta oraz inwestycja w chatboty i systemy automatycznych połączeń telefonicznych jak CallPage mogą znacząco usprawnić obsługę klienta oraz poprawić satysfakcję klientów odciążając jednocześnie zespół obsługi. Chatboty mogą zmniejszyć średni czas odpowiedzi na zapytania klientów z 24 godzin do 2 godzin, a system Callpage sprawi, że połączenie z klientem możliwe będzie w kilkanaście sekund!
• Optymalizacja zarządzania projektami pomaga lepiej zorganizować pracę zespołów. W efekcie ulepszona koordynacja pracy i lepsze zarządzanie zasobami może doprowadzić do skrócenia czasu realizacji projektów o 20% zwiększając jednocześnie ogólną produktywność pracy.

Podsumowanie: Dlaczego warto przeprowadzić automatyzację procesów biznesowych?

Jak pokazują przykłady, automatyzacja procesów biznesowych w małych i średnich firmach jest nie tylko krokiem ku zwiększeniu efektywności i redukcji kosztów, ale również strategicznym posunięciem, które może przynieść znaczące korzyści konkurencyjne.

• Automatyzacja pozwala na wyeliminowanie wielu czasochłonnych, manualnych procesów, co pozwala zespołom skupić się na bardziej wartościowych zadaniach i projektach.
• Przez automatyzację rutynowych zadań, firmy mogą oszczędzać na kosztach pracy i zwiększać swoją rentowność. Jest to szczególnie ważne dla mniejszych firm, które często mają ograniczone zasoby.
• Automatyzacja procesów związanych z obsługą klienta, takich jak szybkie odpowiedzi na zapytania czy efektywna komunikacja, znacząco wpływa na satysfakcję klientów i ich lojalność wobec firmy.
• Dzięki narzędziom takim jak zautomatyzowane systemy CRM czy platformy do marketingu cyfrowego, firmy mogą osiągać lepsze wyniki w tych kluczowych obszarach.
• Automatyzacja umożliwia firmom łatwiejsze skalowanie działalności i adaptację do zmieniających się warunków rynkowych.
• Automatyzacja to proces ciągły, który wymaga regularnego przeglądu i aktualizacji, aby nadal przynosić oczekiwane rezultaty.
• Automatyzacja procesów biznesowych to nie tylko trend, ale konieczność. Warto przeprowadzić wewnętrzny audyt obecnych procesów biznesowych, aby zidentyfikować obszary możliwe do zautomatyzowania.

Dla małych i średnich firm, które chcą pozostać konkurencyjne, inwestycja w odpowiednie narzędzia i strategie automatyzacji może być krokiem milowym prowadzącym do przyszłego sukcesu. Przy odpowiednim planowaniu i realizacji, wdrażanie automatyzacji może przynieść znaczące korzyści, od wzrostu wydajności po poprawę relacji z klientami i zwiększenie przychodów.