Mierzenie czasu pracy – dlaczego warto w to zainwestować?

Mierzenie czasu pracy – dlaczego warto?

Sytuacja dotyczy szczególnie przedsiębiorstw działających w branży usługowej. Ich pracownicy spędzają niemalże cały dzień przy komputerach, co umożliwia bezpośredni i prosty jak nigdy dotąd nadzór nad sposobem pożytkowania czasu.

Jak podaje financesonline.com, time tracking stał się w ostatnich latach najpopularniejszą metodą mierzenia czasu pracy w krajach rozwiniętych. Na tę popularność składa się wiele czynników, których istota sprowadza się jednak do jednego, najważniejszego – strat czasu i sposobów na ich ograniczenie. Cytując HR.com, niemal połowa pracowników ma tendencje do zawyżania swoich godzin pracy. Stawia to pod znakiem zapytania użycie ręcznych metod zliczania czasu pracy. Używanie programów takich, jak Excel czy notowanie na kartce papieru godzin pracy na dłuższą metę staje się nieefektywne, głównie ze względu na fakt, iż są to czynności, które pracownicy musi wykonać między swoimi regularnymi zadaniami. Często w natłoku obowiązków zdarza się im zapomnieć o zapisaniu ilości godzin spędzonych nad danym projektem, zwłaszcza gdy jego wykonanie trwa znacznie dłużej niż jeden lub dwa dni.

Zdecydowanie lepszym sposobem jest użycie automatycznego mierzenia czasu pracy, działającego niezależnie od osoby pracującej na danym komputerze. Potwierdza to wiele opracowań, takich jak to Case Study.

Trudno jednak byłoby rozważać zasadność zastosowania time trackingu w przedsiębiorstwie bez wyszczególnienia korzyści, jakie wiążą się z jego wykorzystaniem. Przy użyciu aplikacji desktopowej czy timesheetów, pracownicy mogą oznaczać projekty czy mniejsze zadania, nad którym w danej chwili pracują, a narzędzie samo zlicza czas, który został tym zagadnieniom poświęcony.

Project managerowie w każdej chwili mogą sprawdzić  wiele ważnych dla ogólnego stanu pracy czynników. Jednakże w przypadku osób zatrudnionych na kierowniczych stanowiskach w agencjach marketingowych lub kreatywnych najważniejsze będą następujące elementy:

• stopień realizacji powierzonych zadań z podziałem na zespoły i poszczególnych pracowników,
• ocena rentowności pracy nad klientami,
• Ocena rentowności pojedynczych projektów i zadań,
• Umożliwianie pracownikom własnej, ciągłej oceny efektywności pracy,
• Samokontrola pracowników w ograniczeniu strat czasu.

Decyzja zainwestowaniu w narzędzie do monitorowania czasu pracy może być jednak nie do końca entuzjastycznie przyjęta przez osoby zatrudnione w przedsiębiorstwie. Z drugiej jednak strony, według badań przeprowadzonych przez polskie czasopismo Psychologia Pracy pracownicy, choć nie lubią być kontrolowani, potrzebują czegoś w rodzaju “bata nad sobą”. Mimo obaw dotyczących ciągłej kontroli, to właśnie program do time trackingu może w firmie stanowić substytut przysłowiowego kija, który określa poziom samodyscypliny pracowników. Oprócz tego, time tracker dostarcza też istotnych w procesie realizacji danego projektu statystyk, co pozwoli odpowiedzialnym za niego osobom bezpośrednią ocenę spożytkowanego na niego czasu i pieniędzy, bez konieczności ciągłego dopytywania project managerów o te informacje.

Aby jednak wdrożenie programu do monitorowania czasu pracy odbyło się przy bez żadnych problemów, należy zadbać o to, aby pracownicy zostali szczegółowo poinformowani o tym, jak i w jaki sposób ów program działa, do jakich informacji ma dostęp oraz wyjaśnić wszelkie wątpliwości dotyczące legalności jego zastosowania. Zaimplementowanie go bez uświadomienia pracowników może powodować frustrację i niedomówienia, co może skutkować zadawaniem następujących pytań:

• czy zrobiłem coś nie tak?
• czy pracodawca nam już nie wierzy?
• co się stanie, jeśli okaże się że pracuję zbyt mało wydajnie niż chciałby mój pracodawca?

Warto już na samym początku rozwiać wątpliwości i przeprowadzić szczerą rozmowę z pracownikami, wyjaśniając im, że ów program służy przede wszystkim do ograniczenia strat czasu w firmie. Warto też podkreślić, że wykorzystanie tego narzędzia, zgodnie z zasadą czas to pieniądz, w przyszłości przełoży się na zwiększenie przychodów przedsiębiorstwa, a co za tym idzie, podwyżkę wynagrodzeń.  Poniższa infografika prezentuje poszczególne obszary komunikacji na linii przełożeni – podwładni, które zapewnią prawidłowe wdrożenie

Agencje marketingowe, które realizują wiele istotnych i często złożonych projektów jednocześnie, są w szczególności narażone na straty wynikające z niedostatków czasu poświęconego na wykonywanie zadań. Zaimplementowanie narzędzi do monitorowania czasu pracy w tego typu firmach umożliwia zatem wielopoziomową oszczędność, zarówno w przypadku cennych godzin jak i środków finansowych. Skutkuje to przede wszystkim zwiększeniem efektywności wykonywanych zadań, co w przyszłości z pewnością zaowocuje wyraźnymi gratyfikacjami dla obu stron.