Jak wykorzystać oprogramowanie do umawiania spotkań, aby zdobyć więcej klientów?

Dlaczego planowanie spotkań jest takie ważne?

Bez odpowiedniego narzędzia planowanie spotkań może łatwo zamienić się męcząco wymianą e-maili między zespołami sprzedaży a potencjalnymi klientami. Często ten proces powoduje nawet rezygnacją klienta z udziału w spotkaniu. Dlatego jeśli twoja firma jeszcze nie korzysta z narzędzia do planowania spotkań, najwyższy czas zacząć.

Czym są narzędzia do planowania spotkań?

Planer spotkań to narzędzie, które automatyzuje proces zamawiania i rezerwacji spotkań. Te systemy pomagają użytkownikom uniknąć konfliktów w harmonogramie, zaoszczędzić czas i poprawić komunikację z uczestnikami.

Narzędzia do planowania spotkań najczęściej posiadają takie funkcje jak synchronizacja z kalendarzem Google lub Outlook, automatyczne przypomnienia i integracja z narzędziami do wideokonferencji.

Jak działa aplikacja do planowania spotkań?

Konkretne funkcje aplikacji do planowania spotkań mogą się różnić w zależności od rozwiązania, ale zasadniczy proces zwykle obejmuje formularz, który klient wypełnia podając preferowaną datę i godzinę spotkania oraz inne wymagane w formularzu dane. To co różni takie narzędzia od zwykłego formularza to to, że narzędzia do automatycznego umawiania spotkań wyświetlają użytkownikowi dostępne godziny pracy konsultantów lub firmy. Dzięki integracji z kalendarzami, klient ma pewność że w danej godzinie spotkanie będzie mogło się odbyć. 

Takie formularze najczęściej wyświetlane w oknie pop-up, osadzone na stronie internetowej, lub dostępne za pośrednictwem odrębnego linka.  

Niektóre aplikacje do planowania spotkań mogą mieć również system automatycznego przekierowania zapytań. Oznacza, że po wypełnieniu wymaganych pól w formularzu, system zdecyduje z kim powinien umówić taką osobę i wyświetla użytkownikowi kalendarz odpowiedniego pracownika w firmie. Takie rozwiązania świetnie sprawdzają się np. w gabinetach medycznych gdzie potencjalny pacjent po wybraniu interesującego go wizyty zobaczy od razu kalendarz tego konkretnego specjalisty.  

Systemy pozbawione funkcji automatycznego przekierowania działają zwykle jako indywidualne linki gdzie każdy link będzie połączony z kalendarzem jednej konkretnej osoby. 

Co ważne po umówieniu spotkania zarówno klient jak i pracownik otrzymają powiadomienie mailowe lub sms o umówionym spotkaniu, a wydarzenie zostanie dodane do kalendarza pracownika. 

Na rynku można znaleźć dziesiątki aplikacji do planowania spotkań, w tym również rozwiązania bezpłatne. Najczęściej jednak darmowy plan będzie miał ograniczone możliwości optymalizacji i edycji.

Zalety korzystania z narzędzi do planowania spotkań

Narzędzia do umawiania spotkań są korzystne zarówno do klientów jak i firm, co zdecydowanie potwierdzają dane:

• Według badania Walker, 86% kupujących jest skłonnych zapłacić więcej za dobre doświadczenie klienta, które obejmuje skuteczne planowanie i spersonalizowane podejście do rezerwacji spotkań.
• Według RevenueWell 70% osób preferuje rezerwowanie wizyt online.
• Rezerwacja online pomaga pozyskać nawet 26% więcej nowych klientów.

Jak widzisz, aplikacja do planowania spotkań to coś, z czego twoi klienci chcą korzystać coraz częściej. To także niewątpliwe korzyści dla samej firmy:

Krótszy czas odpowiedzi

Automatyczne planowania spotkań może znacznie skrócić czas od nawiązania kontaktu do spotkania. Klient może umówić spotkanie za pomocą zaledwie kilku kliknięć, bez potrzeby wymiany e-maili.

Mniej pracy dla zespołów sprzedaży

Ponieważ klient wybiera czas spotkania samodzielnie, zespół sprzedaży nie musi tracić czasu na próby znalezienia dogodnego terminu dla obu stron. Dzięki integracji z narzędziami do wideokonferencji, członkowie zespołu sprzedaży nie muszą tworzyć wydarzenia samodzielnie, gdyż spotkanie utworzy się w automatycznie, a link do niego zostanie wysłany do klienta w mailu potwierdzającym. 

Więcej sfinalizowanych spotkań

Łatwy proces tworzenia spotkań zwiększa szansę, że potencjalni klienci zarezerwują spotkanie. Dzięki automatycznym przypomnieniom o spotkaniu istnieje także większa szansa, że o nim nie zapomną. Według grupy Becker, samodzielne planowanie zmniejsza odsetek nieobecności aż o 17%.

Przyjazny użytkownikom system planowania spotkań poprawia proces ich planowania i zwiększają ogólną produktywność w Twojej firmie. Dzięki automatyzacji umawiania spotkań pracownicy mogą zająć się ważniejszymi zadaniami.

Jak narzędzie do planowania spotkań może zwiększyć ilość generowanych leadów?

Typowe narzędzia do planowania spotkań, takie jak Calendly, zwykle są używane do umawiania spotkań ze zidentyfikowanym leadem. W tym przypadku potencjalny klient najpierw kontaktuje się z konkretną firmą, a następnie jej pracownicy wysyłają link który uprości sam wybór terminu spotkania. 

Ale narzędzia do planowania spotkań świetnie sprawdzają się również jako narzędzia do generowania kontaktów sprzedażowych. W takich przypadkach umieszczasz aplikację do umawiania spotkań na stronie internetowej swojej firmie. Takie rozwiązanie wiąże się z dwoma korzyściami:

Zachęcasz użytkowników do rezerwacji spotkania = masz więcej spotkań

W niektórych branżach, takich jak opieka zdrowotna lub branża beauty, formularze rezerwacji online dostępne na stronie stają się wręcz niezbędne. Dodatkowo coraz więcej branż również dostrzega korzyści takiego rozwiązania. Pozwalając użytkownikowi witryny na rezerwację spotkania lub wizyty bezpośrednio na Twojej stronie internetowej sprawiasz, że jest on bardziej skłonny do dokonania rezerwacji. Istnieje kilka sposobów, aby umieścić narzędzie do planowania spotkań na swojej stronie internetowej. Możesz dodać link do zewnętrznej strony rezerwacji, osadzić formularz umawiania spotkań bezpośrednio na stronie lub użyć formularza rezerwacji typu pop-up. 

Dzięki opcji pop-up możesz zmaksymalizować wyniki, ponieważ odwiedzający witrynę będą niejako zachęcani do umówienia spotkania z tobą. Na przykład w CallPage Meetings możesz ustawić reguły scoringowe i zdecydować, kiedy zaproszenie pop-up powinno być wyświetlane użytkownikom witryn.

Skracasz czas odpowiedzi = masz większą szansę na pozyskanie więcej klientów

Narzędzia do umawiania spotkań wyświetlają aktualną dostępność członków twojego zespołu, dzięki czemu nie ma potrzeby wysyłania nieskończonej ilości e-maili. W rezultacie potencjalny klient może zarezerwować spotkanie z twoim zespołem w ciągu mniej niż minuty, co sprawia, że jest bardziej skłonny do wyboru oferty twojej firmy. 

Możesz uzyskać jeszcze lepsze wyniki, jeśli wybierzesz rozwiązanie z systemem przekierowań. System przekierowań automatyzuje proces kierowania kontaktów do odpowiedniego konsultanta. Na podstawie odpowiedzi udzielonych przez użytkownika w ankiecie spotkania system wybierze odpowiedniego konsultanta i przedstawi dostępność tego konkretnego konsultanta. Pozwala to na korzystanie z jednego systemu rezerwacji na całej stronie, a ponadto możesz mieć pewność, że kontakt trafia do najlepszej osoby w Twoim zespole. Dowiedz się więcej o CallPage Meeting, aby sprawdzić, jak działają przekierowania.

7 wskazówek, jak zdobyć więcej klientów z systemem planowania

Optymalizując swój system planowania, możesz odblokować nowe możliwości sprzedaży poprzez zwiększenie ilości spotkań. Dzięki bardziej wydajnym i skuteczniejszym planowaniu będziesz w stanie zorganizować więcej spotkań i nawiązać kontakt z większą liczbą potencjalnych klientów. Oznacza to więcej szans na zawarcie umowy, rozwoju biznesu i osiągnięcia celów. Oto kilka wskazówek, których możesz zastosować, aby zdobyć więcej klientów.

Zaproś użytkownika witryny do zarezerwowania spotkania za pomocą okienka pop-up

Narzędzie do planowania spotkań dostępne w wyskakującym okienku zaprasza użytkowników do bezproblemowej rezerwacji spotkania bezpośrednio z Twojej strony. Wdrożenie formularza pop-up, który wizualnie komponuje się w Twoją stronę, może zachęcić użytkowników do rezerwacji spotkań. Możesz również użyć reguł scoringowych, takich jak reguła exit-intend, aby zmaksymalizować wyniki pop-up.

Wykorzystaj zalety reguł routingu

Korzystanie z systemu routingu opartego na logice odpowiedzi automatycznie kieruje klientów do najbardziej odpowiedniego konsultanta. Ta funkcja nie tylko oszczędza czas, ale także zapewnia, że klienci zostaną umówieni z osobą najlepiej do tego powołaną.  Przykładowo w CallPage Meetings, można ustawić logikę przypisywania leadów do odpowiedniego konsultanta na podstawie różnych kryteriów, takich jak dostępność konsultanta lub też udzielonych przez klienta odpowiedzi. Może to pomóc w optymalizacji procesu i zapewnić, że leady zostaną połączone z najbardziej odpowiednim dla ich potrzeb konsultantem.

Popraw jakość leadów z dobrze przygotowany formularzem

Dodaj pytania dodatkowe i dokonaj wstępnej kwalifikacji leadów podczas rezerwacji spotkania. Dzięki temu możesz mieć pewność, że poświęcasz swój czas na wysokiej jakości leady, które z większym prawdopodobieństwem zamienią się w klientów. Dodając pytania w formularzu możesz również zebrać ważne informacje o potencjalnym kliencie, które pomogą Twojemu pracownikowi lepiej udzielić mu pomocy.  

Uważaj jednak, aby nie przesadzić. Zbyt wiele pytań może zniechęcić Twoich potencjalnych klientów.

Zintegruj narzędzie z systemem CRM

Integracja systemu planowania z innymi narzędziami, takimi jak CRM, pomaga zapewnić bardziej spersonalizowane doświadczenie podczas spotkania. Przechowywanie danych o leadach i klientach w jednym miejscu sprawia, że Twoja praca jest bardziej zorganizowana. Obejmuje to informacje kontaktowe, historię spotkań i notatki z poprzednich interakcji. Posiadanie wszystkich tych informacji w jednym miejscu może pomóc pracownikom zapewnić bardziej spersonalizowane doświadczenie podczas spotkania. 

Ustaw automatyczne przypomnienia

Zmniejsz wskaźnik nieobecności na spotkaniu poprzez dodanie kilku automatycznych przypomnień. Możesz ustawić przypomnienia e-mail lub SMS. Druga opcja może być szczególnie przydatna, jeśli prowadzisz spotkania offline. Pamiętaj, aby w przypomnieniu zawrzeć szczegóły spotkania i link umożliwiający zmianę terminu.

Dołącz bezpośredni link w swoich mailach do prospektów

Jeśli prowadzisz kampanie cold mailingowe, dodaj do maila link do strony rezerwacyjnej. Dzięki temu, jeśli Twój potencjalny nabywca będzie zainteresowany Twoją ofertą, będzie mógł szybciej wybrać termin spotkania.

Pozwalaj na umawianie spotkań poza godzinami pracy

40% wizyt jest rezerwowanych po godzinach pracy firm. Udostępniając okno do umawiania spotkań na Twojej stronie również po godzinach pracy sprawisz, że odwiedzający stronę będą mogli umówić spotkanie czy wizytę samodzielnie. Bez potrzeby rozmów telefonicznych lub e-maili.

Podsumowanie

W dzisiejszym szybko zmieniającym się środowisku biznesowym, planowanie spotkań może być wyzwaniem, ale jest to istotna część interakcji z klientami. Brak systemu planowania może prowadzić do zmarnowanego czasu i utraconych możliwości. Oprogramowanie do planowania spotkań automatyzuje proces planowania i rezerwacji spotkań, eliminując konflikty planowania i poprawia komunikację. Używany prawidłowo może pomóc Ci w zdobyciu większej ilości klientów.