Struktura i role w dziale sprzedaży: Jak zorganizować pracę odnoszącego sukcesy zespołu sprzedaży?

Czym jest struktura działu sprzedaży?

Struktura działu sprzedaży odnosi się do podziału zespołu na określone role w zależności od celów i zadań członków wewnątrz działu sprzedaży. Najprościej mówiąc, chodzi o rozmieszczenie zadań w ramach działu sprzedaży w celu poprawy wydajności całego działu.

Struktura zespołu sprzedażowego zależy oczywiście od wielu czynników, takich jak wielkość zespołu, obsługiwane regiony, liczba klientów, rodzaj produktu, czy złożoność procesu sprzedaży. Poniżej przedstawimy podstawowe typy struktur organizacyjnych oraz wyjaśnimy jakie role i stanowiska można współcześnie spotkać w działach sprzedaży.

Dlaczego posiadanie właściwej struktury sprzedaży jest tak ważne?

Zanim jednak przejdziemy dalej, zastanówmy się, dlaczego tak ważne jest wprowadzenie odpowiedniej struktury organizacyjnej do działu sprzedaży. Przecież w przeszłości przedstawiciele handlowi wykonywali wszystkie czynności samodzielnie i nie funcjonował określony podział obowiązków.

Wprowadzenie struktury zespołu sprzedażowego pomaga poprawić efektywność sprzedaży i ostatecznie umożliwia wzrost biznesu.

• Łatwiej jest skupić się na swojej pracy, gdy jest dokładnie określone, co należy do kogo obowiązków i jakie cele sprzedażowe są do osiągnięcia.
• Właściwy model sprzedaży wpływa na zwiększenie wydajności Twojego zespołu.
• Rzadziej występują konflikty w zespole, ponieważ każdy ma określony zakres obowiązków. 

SPRAWDŹ TEŻ: 9 nawyków skutecznego sprzedawcy

Role w dziale sprzedaży

Poniżej przedstawiamy kilka popularnych i mniej znanych nazw stanowisk w zespole sprzedaży. Oczywiście w przypadku mniejszych firm nie wszystkie z tych ról powinny mieć osobne stanowiska. Ostateczny podział obowiązków zależy również od sprzedawanego produktu.

Warto jednak zastanowić się, kto w naszej firmie wykonuje zadania związane z danym stanowiskiem i być może pomyśleć o częściowym odciążeniu sprzedawców.. 

Wiceprezes ds. sprzedaży

Wiceprezes ds. sprzedaży jest odpowiedzialny za całościowe zarządzanie zespołem sprzedaży. Do ich najważniejszych zadań należy tworzenie strategii sprzedaży i ustalanie KPI, organizowanie pracy zespołu, rozwijanie zespołu, rekrutowanie oraz monitorowanie ich wyników.

Kierownic sprzedaży (lub Liderzy Sprzedaży)

Kierownik sprzedaży to niższe stanowisko niż wiceprezes ds. sprzedaży, ale ma podobne wymagania. Stanowisko to występuje w mniejszych firmach (w których nie ma wiceprezesa lub dyrektora ds. przychodów) lub, odwrotnie, w dużych organizacjach, w których siły sprzedaży są tak liczne, że wiceprezes potrzebuje pomocy w zarządzaniu kilkoma zespołami sprzedaży.

Opiekun klienta (Account Executives/Account Managers)

Account Executives to starszy członek działu sprzedaży. W języku polskim tłumaczone jako opiekun klienta, jednak ta nazwa stanowiska w małym stopniu oddaje jego istotę. Jego zadaniem jest praca z klientami o wysokim potencjale i finalizowanie procesu sprzedaży.

Zazwyczaj Account Executive pracuje z wybranymi leadami o wyższym potencjale sprzedażowym. Jego zadaniem jest przygotowanie oferty, która spełni potrzeby klienta i doprowadzi do zamknięcia transakcji.

Sales Development Representatives (Przedstawiciele ds. rozwoju sprzedaży)

Przedstawiciel ds. rozwoju sprzedaży to młodszy członek zespołu sprzedażowego. Zazwyczaj pracują w pierwszej części procesu sprzedaży, a w pewnym momencie przekazują transakcję do Account Executive.

Zakres obowiązków na tym stanowisku zależy od strategii sprzedaży danej firmy. Zazwyczaj Przedstawiciel ds. rozwoju sprzedaży jest odpowiedzialny za kwalifikowanie leadów, zajmowanie się przychodzącymi leadami niskiej jakości lub realizacją pierwszego etapu sprzedaży.

Customer Success Managers (Menedżer ds. sukcesu klienta)

Customer Success są odpowiedzialni za utrzymanie dobrych relacji z klientami. Ich główną rolą jest komunikacja z klientem po zakończeniu procesu sprzedaży i zapoznanie go z produktem. Customer success managers (CSM) są również odpowiedzialni za upselling i cross-selling produktów do istniejących klientów.

Sales Engineers (Inżynierowie sprzedaży)

Inżynierowie sprzedaży ich rola w firmie związana jest oferowaniem zaawansowanych technologicznie produktów lub takich, które nie są standardowe. Ich zadaniem jest wspieranie przedstawicieli handlowych w opracowywaniu produktów lub ofert tak, aby spełniały one oczekiwania klientów, a jednocześnie były możliwe do wdrożenia.

Inżynierowie sprzedaży koordynują działania pomiędzy działem sprzedaży, a zespołem technicznym.  Muszą posiadać szeroką wiedzę na temat produktów oraz ograniczeń technicznych.

Sales Assistants (Asystenci sprzedaży) 

Dużą część pracy zespołu sprzedaży stanowi praca biurowa: na przykład przygotowywanie ofert, umów poufności (NDA), kontraktów, wysyłanie faktur, wyszukiwania potrzebnych informacji czy aktualizowanie baz danych.

Te proste i powtarzalne zadania mogą zajmować dużo czasu. Z tego powodu zespoły sprzedaży są często wspierane przez asystentów sprzedaży. Dzięki temu, że asystenci wykonują część zadań za zespół sprzedaży, pozostali członkowie mogą skupić się na najważniejszych priorytetach.

SPRAWDŹ TEŻ: Jak pokonać obiekcje klientów? 5 kroków do zwiększenia sprzedaży

Klasyfikacja leadów

Kampania lead nurturing najczęściej jest skierowana do tak zwanych zimnych (cold lead) i ciepłych (warm lead) leadów. Działania lead nurturing dążą do ich podgrzania, aby po zakończeniu kampanii stały się gorącymi leadami (hot lead) w pełni gotowymi do zakupu leadami. W tej klasyfikacji leady odróżnia się na podstawie gotowości do zrealizowania zakupu. 

Cold lead

Czyli lead zimny. To kontakt, który nie wykazał zainteresowania zakupu Twoich usług czy produktu. Mógł zostać pozyskany za pomocą cold mailingu lub na początku wyraził zainteresowanie lecz z czasem przestał się angażować w rozmowę z sprzedawcą. 

Warm lead

Po polsku ciepły. To osoba, która wyraża zainteresowanie Twoją ofertą, jednak nie jest zdecydowana w określonym momencie na finalizację zakupu.

Hot lead

Leady gorące wykazują duże zainteresowanie i otwartość na kontakt w celu dokonania zakupu. Ten kontakt możemy przekazać działowi sprzedaży.

Leady Cold oraz Warm często pozyskiwane są właśnie poprzez działania edukacyjne. Prospekt jest zainteresowany jakimś tematem ale nie jest jeszcze gotowy na zakup. Tu właśnie wchodzi do gry lead nurturing.  
 

Trzy najpopularniejsze rodzaje struktur zespołów sprzedażowych

Model linii montażowej

Nazwa linia montażowa w dużej mierze wyjaśnia istotę tego modelu. W modelu linii montażowej praca zespołu sprzedażowego jest zorganizowana w oparciu o role poszczególnych osób. W tym modelu klienci są obsługiwani przez różnych członków zespołu w zależności od etapu – od pozyskiwania leadów (SDR), poprzez negocjacje i przygotowanie oferty (AE), aż po wdrożenie klienta (CSM).

Oto kilka zalet modelu linii montażowej.

• Różne zadania wymagają różnych umiejętności; taka struktura zespołu sprzedaży pozwala poszczególnym osobom na wykorzystanie ich najlepszych umiejętności.
• Zespół pracuje razem, aby osiągnąć sukces; nowa umowa to wspólny sukces każdego członka zespołu.
• Twoi najlepsi pracownicy nie tracą czasu na nierentowne zadania lub niskiej jakości leady.

Model wyspowy

W modelu wyspowym przedstawiciel handlowy jest odpowiedzialny za cały proces sprzedaży – od momentu wygenerowania leadu do momentu przekształcenia go w klienta. Taka organizacja działów sprzedaży pojawia się głównie w mniejszych firmach lub lokalnych przedsiębiorstwach.

Często jest też stosowana w firmach o bardzo prostym procesie sprzedaży, w których jest bardzo mało kontaktów. Z punktu widzenia lidera zespołu sprzedażowego, organizacja pracy w tej strukturze jest bardzo prosta. Wszyscy przedstawiciele handlowi mają ten sam cel – sprzedaż.

Oczywiście zaletą takiej struktury jest rywalizacja między przedstawicielami i jasna odpowiedzialność za sukces lub porażkę procesu. Jednak taka struktura wiąże się z pewnymi wadami – wysokim poziomem stresu, szybszym wypalaniem się pracowników, brakiem koncentracji na konkretnych zadaniach oraz brakiem możliwości wykorzystania indywidualnych predyspozycji pracownika.

Model pod

Model ten jest podobny do modelu linii montażowej, ale stosowany jest zazwyczaj przez duże organizacje. Głównym podobieństwem jest rozdzielenie poszczególnych etapów procesu pomiędzy różne role w zespołach sprzedażowych: od SDR do CSM.

Jednak w tym przypadku cały zespół sprzedażowy jest podzielony na kilka grup (podów). Różne grupy sprzedażowe mogą być dedykowane różnym regionom (krajom) lub produktom. Każda grupa ma wyspecjalizowanych przedstawicieli, którzy obsługują klientów na różnych etapach cyklu sprzedażowego.

Wnioski

Stworzenie odpowiedniej struktury organizacji sprzedaży jest kluczowe dla prawidłowego funkcjonowania i zarządzania zespołem sprzedaży. Liderzy sprzedaży nie powinni jednak opierać swojego wyboru wyłącznie na zasobach i wielkości firmy.

Nawet mały zespół może wdrożyć model sprzedaży typu assembly line. Kluczem jest wybór modelu, który najlepiej sprawdzi się na Twoim rynku i dla Twojego produktu.