Wirtualna centralka telefoniczna: Czym jest i jakie funkcje pełni?

Wirtualna centralka — co to?

Wirtualna centrala telefoniczna, nazywana po angielsku virtual PBX, to system telefoniczny oparty na chmurze, który zarządza połączeniami przychodzącymi.

Systemy wirtualne zapewniają te same funkcje, co tradycyjna centralka telefoniczna: przekierowywanie połączeń, automatyczna sekretarka (nazywana IVR), czy kolejkowanie połączeń. Ponadto oferują dodatkowe możliwości takie jak nagrywanie rozmów z transkrypcją albo analityka i śledzenie źródła połączeń.

Użytkownicy wirtualnej centralki mogą uzyskać do niej dostęp w dowolnym miejscu z dostępem do Internetu za pośrednictwem platformy internetowej. Dzięki temu pracownicy zdalni mogą korzystać z firmowego systemu telefonicznego za pośrednictwem smartfonów, komputerów, laptopów i innych urządzeń zgodnych z VoIP, co jest niewątpliwą zaletą tego typu rozwiązań.

Przewagi wirtualnej centrali telefonicznej nad tradycyjną

Wirtualne i tradycyjne systemy PBX realizują ten sam cel przy użyciu różnych technologii. 

Tradycyjne rozwiązania opierają się na sprzęcie fizycznym, takim jak linie telefoniczne, serwery i przełączniki, instalowanym na miejscu. Wirtualne centralki opierają się natomiast na serwerach innych firm hostowanych poza lokalem. Oprócz telefonów i komputerów nie jest potrzebny żaden sprzęt ani kable.

Chociaż rozwiązania wirtualne wykorzystują bardziej zaawansowaną technologię, są tańsze. Większość dostawców, w tym CallPage, oferuje modele cenowe oparte na subskrypcji. Nie ma również żadnych początkowych kosztów sprzętu ani przyszłych kosztów konserwacji.

To sprawia, że wirtualne centralki PBX są szczególnie atrakcyjne dla nowoczesnych firm, które poszukują elastyczności i oszczędności. Zamiast inwestować w drogie infrastruktury, które szybko mogą się zdezaktualizować, firmy mogą skupić się na rozwoju i skalowaniu swoich usług. Oszczędności mogą być przeznaczone na inne obszary biznesowe, takie jak marketing czy badania i rozwój.

Sprawdź również: Standardy obsługi klienta przez telefon. Co musisz, a czego absolutnie nie możesz?

Pięć najważniejszych funkcji wirtualnej centralki

Jeśli myślisz o użyciu wirtualnej centralki w swojej firmie, zwróć uwagę na kilka najważniejszych funkcji, które powinna oferować: wirtualne numery telefonu, analitykę i nagrywanie rozmów, przekierowywanie i kolejkowanie połączeń, śledzenia ich źródła oraz wirtualną sekretarkę. Omówmy każdą z tych funkcji.

Numery wirtualne

Pozwalają firmom na posiadanie lokalnych numerów telefonicznych w różnych regionach bez potrzeby fizycznej obecności. Ułatwiają budowanie lokalnego wizerunku marki i mogą zwiększać zaufanie klientów.

Analityka i śledzenie połączeń

Dostarczają cennych danych o rozmowach, takich jak czas trwania, pochodzenie połączenia czy częstotliwość kontaktów. Pozwalają na optymalizację działań marketingowych i sprzedażowych poprzez analizę wzorców i trendów.

Nagrywanie rozmów

Funkcja nagrywania rozmów z klientami jest kluczowa dla zapewnienia wysokiej jakości obsługi, szkolenia pracowników oraz ewentualnego rozwiązywania sporów.

Sprawdź również: Jak usprawnić zarządzanie relacjami z klientami?

Przekierowywanie i kolejkowanie połączeń

Zapewniają efektywne zarządzanie ruchem telefonicznym, kierując połączenia do odpowiednich pracowników lub działów oraz zarządzając kolejnością obsługi klientów, co minimalizuje czas oczekiwania.

Spersonalizowany system IVR

Umożliwia automatyzację odpowiedzi i kierowanie klientów do właściwych działów za pomocą prostych komend głosowych lub klawiatury telefonu, co zwiększa wydajność obsługi.

Sprawdź również: Jak sprzedawać w internecie? Skuteczna sprzedaż internetowa w 10 krokach

Dlaczego warto wybrać wirtualną centralkę od CallPage?

Na polskim rynku znajdziesz całkiem sporo dostawców tego typu usług. Pewnie nie zdziwi Cię fakt, że przed zdecydowaniem się na któregokolwiek z nich polecamy zapoznanie się z ofertą wirtualnej centrali telefonicznej CallPage.

Nasza platforma ma w zasadzie wszystko, czego potrzebuje Twoja firma. Z wirtualnymi numerami, spersonalizowanym systemem IVR (automatyczną sekretarką), analityką połączeń i funkcją ich nagrywania, oferujemy pełny zestaw narzędzi do zarządzania komunikacją.

Dodatkowo CallPage jest świetnym narzędziem do zwiększenia ilości przychodzących telefonów sprzedażowych. Wszystko dzięki okienku pop-up, które jest jedną z głównych funkcji naszego systemu.

Nasz pop-up działa jak magnes na potencjalnych klientów odwiedzających Twoją stronę internetową. Pojawia się zawsze w odpowiednim momencie (dzięki systemowi scoringowemu) i zachęca do zostawienia numeru telefonu w celu szybkiego kontaktu. 

Użytkownik wpisuje numer, klika przycisk i w ciągu 28 sekund jest połączony z Twoim przedstawicielem. To proste, szybkie i wygodne rozwiązanie, które zwiększa szanse na natychmiastową konwersję zainteresowania w konkretną rozmowę sprzedażową.

Podsumowanie

Wirtualna centralka telefoniczna (virtual PBX) to nowoczesne rozwiązanie oparte na chmurze, które pozwala na zarządzanie połączeniami przychodzącymi w firmie bez konieczności inwestowania w fizyczną infrastrukturę. W porównaniu z tradycyjnymi systemami wirtualna centralka jest tańsza w utrzymaniu i bardziej elastyczna.

Zachęcamy do przetestowania wirtualnej centralki CallPage oraz naszych możliwości automatycznego pozyskiwania rozmów sprzedażowych.

Pierwsze 14 dni korzystania z naszego narzędzia jest zupełnie darmowe, nie trzeba też podpinać karty kredytowej.